Informacja o sposobie doręczania dokumentów elektronicznych, w tym wymagania dotyczące doręczania dokumentów elektronicznych, niezbędne do ich odebrania przez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą Urzędu Gminy Kosakowo oraz otrzymania przez nadawcę urzędowego poświadczenia odbioru.
Zgodnie z § 5 ust.1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 roku w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. z 2005 r. Nr 200 poz. 1651) Urząd Gminy Kosakowo przyjmuje doręczane dokumenty elektroniczne:
1) za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej dostępnej na stronie internetowe: www.e-norda.eu lub na konto sp-upo@kosakowo.pl
2) na informatycznych nośnikach danych, które umożliwiają zapisanie urzędowego poświadczenia odbioru, tj. dysku CD-RW lub urządzeniu pamięci masowej z interface`em USB (np. Pen Drive).
Dokumenty elektroniczne przekazywane w powyższy sposób muszą być podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu.
Na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 października 2005r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 212 poz. 1766) akceptuje się następujące struktury fizyczne dokumentów elektronicznych:
1) do wymiany danych pomiędzy klientem i serwerem poczty elektronicznej – protokoły: SMTP/MIME, POP3, IMAP;
2) do kodowania informacji – formaty danych: Unicode UTF-8 wersja 3.0;
3) do danych zawierających dokumenty tekstowe lub tekstowo-graficzne – formaty danych, umożliwiające ich przeglądanie i drukowanie przy użyciu popularnych przeglądarek i edytorów: .txt, .rtf wersja 1.6, .pdf wersja 1.4, .doc, Open Document wersja 1.0;
4) do danych zawierających informację graficzną – formaty danych: .jpg (.jpeg), .gif wersja 98a, .tif (.tiff), .png, .svg;
5) do kompresji (zmniejszenia objętości) dokumentów o dużych rozmiarach – formaty danych: .zip, .tar, .gz (.gzip), .rar.
Zakresy użytkowe dokumentów elektronicznych powinny odpowiadać zakresom danych zawartych we wzorach podań udostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej. W szczególności dokumenty elektroniczne doręczane do Urzędu Gminy Kosakowo muszą być opatrzone zgodnymi z prawdą danymi osobowymi, w tym adresem pocztowym osoby składającej dokument.
Inne wymagania:
1) dokumenty elektroniczne zawierające wirusy lub inne potencjalnie niebezpieczne elementy będą automatycznie odrzucane i nie zostaną wprowadzone do systemu teleinformatycznego Urzędu Gminy Kosakowo;
2) maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego akceptowany przez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą wynosi 20 MB;
3) do dokumentów opatrzonych podpisem weryfikowanym certyfikatem wydanym za granicą winna być dołączona aplikacja umożliwiająca weryfikację podpisu.
Doręczanie dokumentów na elektronicznych nośnikach danych może odbywać się w Biurze Obsługi Interesantów Urzędu Gminy Kosakowo w godzinach 7.30 – 15.30 (wtorek, czwartek, piątek), i w godzinach 7.30 17.00 (czwartek) .
